Ring oss i dag! 907 80 541 salg@lettstyrt.no

HMS for bedrift fra Kr 499,-/mnd

Visuelt enkelt og brukervennlig verktøy for HMS og krisehåndtering. Leveres i samarbeid med sikkerhetsledelse.

Slik får du HMS prosessene under kontroll

av | feb 6, 2018 | HMS

følg oss på facebook

HMS for borettslag og sameier

Ta kontakt i dag for demonstrasjon og et godt tilbud på HMS for ditt boligselskap.

 

Fra papirkaos til kontroll

Årshjul, årsplan, utallige skjema for risikovurderinger, skjema for HMS runder, skjema for avvik, HMS rapporter, artikler om HMS, lagret internt i virksomheten, litt lagret i Dropbox, noe på epost, noe på mobilen, resten på Google Disk og noen Excel ark lokalt på pc. Høres det kjent ut? Dette utgjør ofte HMS prosessen for mange bedrifter.

Glemte jeg å si vedlikehold på tvers av alle stedene og oppdatering av dokumentene?

Når du velger ditt system, er det viktig å vurdere helheten. Benytt gjerne disse spørsmålene som en sjekkliste:

  • Hvordan kommuniserer man mellom mennesker i systemet?
  • Er arkivet lett å søke i?
  • Er dokumenter som benyttes daglig tilgjengelig for alle i oppdatert format?
  • Kan man utføre oppgaver fra mobile enheter?
  • Er det brukervennlig?
  • Krever det mye opplæring å ta systemet i bruk?
  • Krever systemet oppfølging, oppdatering eller manuelt tilsyn?
  • Er systemet sikkert?
  • Kan man begrense innsyn for tredjepart?
  • Hva koster systemet i form av engangskostnader, abonnement, opplæring og vedlikehold?
  • Hva med nye brukere? Er det lett å sette seg inn i historikken?
  • Er det enkelt å videreføre en rolle til en ny bruker av systemet? (følger historikken bruker eller rollen?)
  • Er det lett å bytte system hvis man skulle ønske det i fremtiden?

Listen er ikke utfyllende.

Hva er HMS egentlig?

HMS er en forkortelse av helse, miljø og sikkerhet. Mange benytter også K til slutt som står for krisehåndtering.  Det er det interne arbeidet i en virksomhet som er knyttet til helsevern, miljøvern, arbeidsmiljø og trygghet for ansatte og brukere.

Målet med HMS-arbeid og internkontroll er å forebygge skader og miljøforstyrrelser, og sikre et sunt, trygt og godt arbeidsmiljø.

Siden jeg har definert en del utfordringer, er det på sin plass å tilby deg noen løsninger. Flere og flere får øynene opp for et digitalt verktøy for å løse mye av jobben rundt selve HMS arbeidet.

Det finnes alt-i-ett løsninger

for å kommunisere, samarbeide og dokumentere HMS. Der alle er oppdatert i sanntid, alt dokumenteres fortløpende, også fra mobil. Slike løsninger reduserer problemet med å oppdatere dokumenter, kommunisere på tvers av flere plattformer, arkivere og oppdatere arkivene, holde folk informert, holde orden, unngå dobbeltarbeid, miste viktig info i eposter, delegere oppgaver, synliggjøre aktiviteter, koble årsplan med riktige og oppdaterte prosedyrer, listen er uendelig.

Hvordan kan jeg etablere et slikt system?

Mange har allerede et etablert system. Det kan ligge i en virksomhets intranett, via en tjenesteleverandør eller i et selvlaget system. Prisen varierer fra gratis til større summer. For små bedrifter og organisasjoner behøver ikke et slikt system å være omfattende så lenge du påser at lovens krav etterleves og at systemet fungerer for deg.

Det som er verdt å legge merke til er at et HMS system skal gjøre mer enn bare å vise til et planverk. Det er langt flere faktorer og prosesser å ta hensyn til: arbeidsflyt, prosesser som krever samhandling mellom flere funksjoner, kommunikasjon på tvers av funksjoner, mennesker og roller.

For å illustrere;

når du har en HMS plan og et årshjul for aktiviteter, så skal prosedyrer og instrukser inngå. Ved enhver hendelse/aktivitet skal du ha tilgang til instrukser, sjekklister og prosedyrer. I tillegg er det et krav at du må dokumentere aktiviteter og registrere eventuelle avvik.

Når det blir mange av disse, bør du ha et meldingssystem og et arkivsystem som fanger opp dato og ofte i hvilken kontekst hendelsen knyttes til; risikovurdering, avvik, vernerunder, skade, ulykke osv. Avvik tildeles en ansvarlig for oppfølging og dokumentasjon skal hentes ut i rapporter for styrets gjennomgang.

Hvis flere mennesker i organisasjonen har en rolle og et ansvarsområde, skal dette dokumenteres og klart fremgå av organisasjonskartet. Hver rolle har sine tilganger og ansvarsområder i dette systemet. Vi snakker om et levende og kompleks system fremfor et dokument i en perm. For at dette skal fungere er det en del ting som bør være på plass, se sjekkliste ovenfor.

Små virksomheter

med få risikofaktorer, kan man fint lage sitt eget system og vedlikeholde det selv. Det krever likevel en god del arbeid og oppfølging. Brukeren blir ofte «systemet» i form av rutiner, kunnskap, erfaring og en porsjon magefølelse. Det vi ofte ser er at et selvlaget HMS system blir spredt ut over flere forskjellige plattformer og kan bli uoversiktlig med tiden. Det er viktig å ta seg tid til å dokumentere arbeidet underveis.

Middels store organisasjoner

med flere brukere, er det fordelaktig å sette ting i system. Ved å benytte verktøy som får jobben gjort og skape god oversikt, så kan man fint klare seg med en del manuelle løsninger. Det som igjen kan skje, og noe vi ofte ser, er at flere brukere kan skape litt rot i levende dokumenter og vil i verste fall benytte utdaterte dokumenter, gjøre dobbeltarbeid eller tenke «det blir sikkert gjort». Flere mennesker skaper ofte flere utfordringer med kommunikasjon, oversikt og oppgaver som skal gjøres. Her er det viktig med god kommunikasjon, klare roller, systemprosesser og ansvarsområder.

Større organisasjoner

har ofte flere avdelinger, og det er mer kritisk å ha oversikt over HMS arbeidet. Hvis kommunikasjonen ikke fungerer optimalt, eller man mangler gode rutiner eller verktøy, kan man risikere at ansatte og brukere mister tillit til HMS som et godt verktøy i den daglige driften. I slike organisasjoner er det viktig å ha et velfungerende system på plass fordi konsekvensene kan bli store både økonomisk og omdømmemessig ved en uønsket hendelse.

Likheten mellom disse tre er at de sitter med de samme kravene, de samme prosessene og de samme utfordringene. Bare i forskjellig målestokk og kompleksitet. Når du skal etablere HMS, anbefaler jeg å gå for et system som du og dine brukere er komfortabel med, og som gir fordeler i form av ressurssparing, kontroll, oversikt, bedre kommunikasjon og ikke minst å få på plass dokumentasjon.

Noen fordeler ved å velge nettbasert programvare er lite vedlikehold av systemet, ingen oppdatering og ofte sømløs integrasjon mot tredjeparts løsninger. I tillegg får du support og hjelp når du trenger det. En viktig detalj til slutt er en anbefaling for muligheten til å overføre roller som inneholder full historikk over til nye brukere. Alt dette sparer deg for mye tid.

Jeg håper at denne artikkelen kaster litt mer lys over prosessene rundt HMS og hva du bør tenke på ved valg av løsning for deg og din organisasjon. Ta gjerne kontakt med oss hvis du ønsker en videre samtale om slike løsninger.

Takk for at du leste hele artikkelen!

Denne artikkelen dukket først opp på Lettstyrt.

0 kommentarer
HMS

Slik får du HMS pro…

av Chris Nerdal Estimert lesetid: 8 min
0
%d bloggere liker dette: